講師に講演を依頼する際のメールは、明確で礼儀正しく、同時に興味を引くものであるべきです。
講師に講演を依頼するメールを書く際には、いくつかの留意すべきポイントがあります。
以下に、そのポイントをいくつか挙げてみましょう。
1. 講師に講演依頼のメールを送る際のポイント
- ①丁寧で誠意のあるごあいさつ
- 失礼がないよう、メール冒頭で講師に対して誠意をもってごあいさつしましょう。
簡潔で丁寧な言葉遣いが重要です。 - ②目的を明確に
- メール本文で、なぜその講師に依頼をしているのか、どのような講演を期待しているのかを明確に伝えましょう。
またどのような参加者をターゲットにしているのか、その属性をお伝えしておくと、講師がどのような講演をすればよいかイメージしやすくなります。
さらに大きな会場なのか、小さな教室なのか、規模感(おおよその人数)もお伝えするようにしましょう。 - ③イベントの詳細
- 講演の日時、場所、時間、テーマ、参加者の属性（お客様・取引先・自社の社員等）、参加人数について具体的な情報を提供し、講師が講演に対して具体的なイメージを持てるようにしましょう。
- ④相手のスケジュールの確認
- 依頼先の講師が忙しい可能性があるため、講演のスケジュールが相手に適しているかどうか確認する必要があります。
講演本番の日時だけでなく、事前打ち合わせや必要に応じてリハーサルの日程なども合わせて確認しましょう。
また、メールにてご依頼される場合の時期については、半年前くらいにメールをお送りすると、お忙しい講師でもスケジュールを組んでいただきやすいです。 - ⑤報酬についての情報
- 謝金や交通費、宿泊費などの報酬については、可能な限り最初から明確に提示しましょう。
これにより、講師にとって依頼を受けるかどうかの判断がしやすくなります。 - ⑥依頼の理由
- 講師がなぜ適任であると考えているのか、その理由を簡潔に説明しましょう。
これにより、講師が依頼を受ける際に納得感を得やすくなります。 - ⑦柔軟性を示す
- スケジュールの調整や報酬についての交渉の余地があることを伝え、柔軟性を示すことが重要です。
講師の立場を可能な限り尊重するという姿勢を見せましょう。 - ⑧連絡先の明記
- メールの最後には、自分の連絡先を明記しておくことで、相手が簡単に返信できるようにします。
講師が連絡しやすい手段を選択できるよう、電話番号やメールアドレスなど、複数の連絡手段を記載しておくとよいでしょう。
これらのポイントを考慮して、具体的な情報を提供することで、円滑なコミュニケーションが期待できます。
また依頼するタイミングについては、開催日程の半年前くらいが望ましいです。そのタイミングであれば、お忙しい人気講師でもスケジュールを確保しやすいです。
2. 講師に講演依頼をする際のメールの書き方の文例
以下は、講師に講演依頼をする際に使える一般的なメールの書き方の例です。
この例をベースに、具体的な内容に合わせて適切にカスタマイズしてください。
お世話になっております。[貴組織または貴団体の名前]の[あなたの役職または名前]でございます。
突然のご連絡をお許しいただき、誠にありがとうございます。
弊社は[簡単な組織またはイベントの説明]を主催しており、[講師のお名前]様の専門知識に非常に興味を抱いております。
貴重なお時間を頂戴いたしますことを心よりお詫び申し上げつつ、
[講演のテーマや目的]についてご講演いただけるかどうかお伺いしたく、
メールを差し上げております。
ご多用の中、お手数をおかけいたしますが、以下にいくつかの詳細情報をお伝えさせていただきます。
講演日時と場所: [希望する講演の日時と場所]
講演時間: [希望する講演の時間]
参加対象者：[お客様・取引先・自社の社員等]
参加人数：[約〇名]
謝金について: [謝金の有無、金額]
交通費および宿泊費: [必要があれば、交通費や宿泊費の支払い可否について]
上記の詳細に加えて、講演の要件やご質問がございましたら、どうぞご遠慮なくお知らせください。
講演が実現する際には、[講師のお名前]様の専門的な知識により多くの方が恩恵を受けることと信じております。
ご多用中誠に恐れ入りますが、ご検討いただければ幸いです。
何かご不明点やご質問がございましたら、遠慮なくお知らせください。
どうぞよろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
[貴組織または貴団体の名前]
[連絡先]
以上のように、できるだ具体的に条件を伝えて依頼しましょう。
なお、講師とのやり取りが不慣れで不安だという方のため、講師セレクトでは、講師への講演依頼を代行させていただき、講演実現まで円滑に交渉を進めるためにあらゆるサポートをさせていただきます。
相談は無料ですので、下記の連絡先までお気軽にご連絡ください。
