第11章　講演依頼時に講師とスムーズに相談・交渉する方法

参加者の満足度の高い講演会を実現するためにも、主催者と講師との相談・交渉はとても重要なプロセスです。
講演依頼時に講師とスムーズに相談・交渉するためには、どのような点を考慮すべきなのか、詳しく見ていきましょう。
まずはどのようなことが原因で講師とトラブルに発展してしまうのか見ていきましょう。

1. 講師とトラブルになりやすい状況や要因

①報酬や契約条件の不明確さ: 講演料や交通費、宿泊費などの報酬や契約条件が不明確だと、後々トラブルに発展する可能性があります。
②講演内容の不一致: 依頼者と講師との間で講演内容についての認識が異なると、トラブルが生じることがあります。
③スケジュールの調整不足: 事前の調整の機会が少なすぎて、講師のスケジュールや依頼者側の都合がなかなか合わない場合、トラブルが生じる可能性があります。
④コミュニケーション不足: 講演当日までの間に、講師と依頼者との間でのコミュニケーションが不足していると、トラブルが生じやすくなります。
また「言った・言わない」のトラブルを避けるためにも、講師との打合せは録音・録画したり、議事録を作成したりするなど記録を残しておくようにしましょう。
⑤予想外の事態への対応: 講演当日に予想外の事態（機材トラブル、参加者の反応など）が発生した場合、講師と依頼者との間での対応が不十分だとトラブルに発展することがあります。
トラブルの際の対応マニュアルを用意しておき、講師や当日のスタッフ間で認識を合わせておくと良いでしょう。

これらのトラブルを避けるためには、事前の打ち合わせやコミュニケーションを重視し、契約や条件の明確化を図ることが重要です。

①講演内容の確認: 講演のテーマや内容について、依頼側と講師が合意を得るための相談が重要です。
講演の目的や対象者に合わせた内容を確認しましょう。
②日程調整: 講演の日程や時間帯を講師と調整します。
③報酬の確認: 講演料や交通費、宿泊費などの報酬について、事前に講師と合意を得る必要があります。
講演内容や時間など、講師の負担を考慮しながら、予算内に収まるよう報酬について交渉を行います。
④講演時間と形式の確認: 講演の時間や形式（プレゼンテーション、ディスカッション形式など）について、依頼側と講師が合意を得ておきましょう。
⑤質疑応答の時間の確認: 講演後の質疑応答の時間や形式についても、事前に講師と相談しておきましょう。
参加者が申し込みをした際のアンケートで、質問を事前に収集しておくのも有効です。
⑥講演の準備や資料の提出について: 講演の準備や資料の提出について、講師と依頼側の役割や期限を確認しておくことが重要です。

講演依頼時に講師とスムーズに相談・交渉を進めるためには、以下のような点を考慮しましょう。

①明確な目的と要望の提示: 依頼の際には、講演の目的や希望する内容、日程、報酬などを明確に提示します。
これにより、講師がどのような講演を求められているのかを把握しやすくなります。
②柔軟性を示す: 依頼文やコミュニケーションの中で、講師の立場や都合に理解を示し、柔軟な対応をすることが大切です。
特に講演料や日程については、柔軟な対応をすると交渉がしやすくなります。
③円滑なコミュニケーション: メールや電話でのやり取りは迅速かつ明確に行います。
また、講師からの質問や要望に対しては、なるべく早く回答することも大切です。
④共通の利益を探る: 講演のテーマや内容、講演後のメリットなど、依頼側と講師双方にとって有益な点を探し出し、共有することで交渉がスムーズに進むことがあります。
⑤進捗管理: 最初の依頼から講演当日までの進捗管理をしっかり行います。
日程調整や講演内容の確認など、適切なタイミングで連絡を取り合うことが大切です。

これらのポイントを意識しながら、講師との相談・交渉を進めると、円滑なやり取りが可能になるでしょう。

なお、講師とのやり取りが不慣れで不安だという方のため、講師セレクトでは、講師への講演依頼を代行させていただき、講演実現まで円滑に交渉を進めるためにあらゆるサポートをさせていただきます。

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