第10章　講演の依頼を講師に書面でお願いする場合の文例

講演の依頼を講師に「書面」でお願いする際に心がけるポイントはいくつかあります。
メールで依頼するケースも多いですが、書面の方がより丁寧な形式の依頼となります。
以下にまとめてみましたので、参考にしてください。

1. 講師に講演依頼を書面で送る際のポイント

①丁寧な表現: 依頼文は講師の方に対して敬意を示すことが重要です。
簡潔かつ礼儀正しい表現を心がけましょう。
書面の冒頭では講師に対して誠意をもってごあいさつしましょう。
②目的の明確化: どのような講演を希望しているのか、目的やテーマを明確に伝えることが大切です。
書面の中で、なぜその講師に依頼をしているのか、どのような講演を期待しているのかを明確に伝える必要があります。
また講師がどのような講演を求められているのかイメージしやすくするために、参加者ターゲットについてもその属性をお伝えしておくと良いでしょう。
さらに大きな会場なのか、小さな教室なのか、規模感(おおよその人数)もお伝えするようにしましょう。
③依頼の理由: 講師はなぜ他の方でなく、自分に講演の依頼が来たのかを気にしています。
なぜその講師に講演を依頼したいのか、その理由を明確に説明してあげると、講師が快諾しやすくなります。
④講演・イベントの詳細: 講演の日時、場所、講演時間、テーマ、参加者の属性（お客様・取引先・自社の社員等）、参加人数など、書面の中で具体的な情報を提供しましょう。
これにより、講師が講演に対して具体的なイメージを持てるようにしましょう。
⑤報酬についての情報: 依頼文の中で、講演料や交通費、宿泊費などの報酬について具体的な金額を提示する場合、事前に講師との間で金額を合意してから依頼文を送ることが多いです。
また依頼文の中で報酬の金額を明示せず、「報酬については別途相談させていただきたく存じます」という表現を用いておき、講師からの返信後に改めて報酬についての相談を行う方法もあります。
この場合、講師のスケジュールや講演内容が決まった後に報酬を決めることが多いです。
⑥相手のスケジュールの確認: 依頼先の講師が多忙な可能性があるため、講演のスケジュールが相手に無理がないかどうか確認する必要があります。
講演本番の日時だけでなく、事前打ち合わせや必要に応じてリハーサルの日程なども合わせて確認しましょう。
スケジュールの相談では、可能であれば複数の日程や時間帯を提示すると相手も選びやすくなります。
また、書面で講演の依頼をされる場合の時期については、半年前くらいにお送りすると、お忙しい講師でもスケジュールを組んでいただきやすいです。
⑦柔軟性を示す: スケジュールの調整や報酬について交渉の余地があることを伝え、柔軟性を示すことが重要です。
講師の都合を可能な限り考慮するという姿勢を見せましょう。
⑧連絡先の明記: 書面の最後には、自分の連絡先を明記しておくことで、相手が簡単に返信できるようにします。
講師が連絡しやすい手段を選択できるよう、電話番号やメールアドレスなど、複数の連絡手段を記載しておくとよいでしょう。
また講師が返事をするのを忘れないよう、返信期限についても明記しておきましょう。